Planning

Aperçu

Équipe → Planning (/owner/planning) affiche la semaine d'un magasin : une ligne par employé, groupés par rôle, une colonne par jour, avec les vraies dates. La page nécessite le module Planning. Le gérant y gère le planning de son magasin.

Il n'y a qu'un seul tableau. Ce qui se répète chaque semaine s'appelle les horaires habituels ; le reste, ce sont des changements ponctuels.

Changer un horaire

Touchez une case. Choisissez l'horaire parmi les plus utilisés du magasin, ou Repos, Congé, Absence (Autre horaire… pour saisir des heures, une plage ou une coupure). Aussi d'autres jours… applique la même saisie à d'autres jours (Lun–Ven, 7 jours). Puis Pour :

Si le magasin répète encore ses horaires chaque semaine, « Un mardi sur 2 » le fait passer à une alternance sur 2 semaines à la publication (confirmation demandée) : la semaine affichée devient la semaine A, l'autre semaine (B) garde les horaires actuels. Pour deux employés qui échangent leurs horaires, Faire alterner (ci-dessous) est plus simple.

Un congé ou une absence ne concerne toujours que la date choisie : ils ne deviennent jamais des habitudes. Sur une semaine passée, seul « Seulement ce jour » est proposé.

Qui le remplace ? Quand vous passez une journée de travail en congé ou en absence, l'éditeur propose les collègues au repos ce jour-là (même poste d'abord). Touchez-en un : il prend l'horaire, pour ce jour seulement, et les deux sont prévenus à la publication.

Une case en pointillés n'est pas encore publiée. Un point orange signale une case différente de l'horaire habituel ; en l'ouvrant, vous voyez l'habitude (Reprendre pour y revenir).

Publier

Rien n'est envoyé aux employés pendant que vous préparez. Dès qu'il y a un changement, une barre apparaît en bas : N changements non publiés, Annuler ou Publier.

Publier enregistre la semaine et les horaires habituels modifiés, puis envoie une seule notification à chaque employé dont les jours changent (case Prévenir les employés concernés, cochée par défaut). Seules les cases différentes des habitudes sont enregistrées comme changements : les autres suivront les horaires habituels, même si vous les modifiez plus tard.

Une modification non publiée est signalée avant de changer de semaine, de magasin ou de quitter la page.

Faire alterner des employés

Pour deux employés qui échangent leurs horaires (Ahmed le matin, Youssef le soir, puis l'inverse la semaine suivante) :

1. Remplissez la semaine avec les horaires de chacun (Ahmed au matin, Youssef au soir).
2. Touchez le nom d'Ahmed → Faire alterner avec un collègue… (ou Outils → Faire alterner des employés…), puis choisissez Youssef.
3. L'aperçu montre les 4 prochaines semaines. Inverser si l'ordre ne convient pas, puis Valider.

C'est tout : les semaines suivantes se remplissent seules, en alternant. Vous pouvez aussi choisir 2 semaines chacun (2 semaines matin, 2 semaines soir), ou faire tourner 3 ou 4 employés (chacun prend les horaires du suivant : Ahmed → Youssef → Karim → Ahmed).

• Les horaires sont repris de la semaine affichée ; un congé ou une absence de cette semaine est remplacé par l'horaire habituel.
• Les autres employés gardent leurs horaires.
• Pour les employés qui alternent, les semaines déjà publiées suivent aussi l'alternance à partir d'aujourd'hui ; leurs congés et absences sont gardés et les jours passés ne changent pas.
• Le rythme du magasin dure 4 semaines au plus : un magasin qui alterne déjà sur 2 semaines ne peut pas ajouter une rotation de 3 employés.

Une fois l'alternance en place, la ligne sous la semaine indique Échange chaque semaine · cette semaine : A ; Qui alterne ? affiche, pour les 4 semaines suivantes, qui est du matin et qui est du soir. La semaine (A, B…) est aussi rappelée sous les dates.

Arrêter une alternance

Allez sur la semaine dont les horaires doivent rester, puis Qui alterne ? → Arrêter l'alternance… (ou touchez le nom de l'employé → Arrêter son alternance… : son binôme est coché avec lui). Chacun garde, toutes les semaines, ses horaires de la semaine affichée. Les autres employés, les congés et les semaines passées ne changent pas. Quand plus personne n'alterne, le magasin repasse à des horaires identiques chaque semaine.

Mettre en place les horaires habituels

Tant qu'il n'y en a pas, la ligne sous la semaine propose Les reprendre de mes dernières semaines :

• l'application lit vos 8 dernières semaines et trouve toute seule si vos horaires se répètent chaque semaine ou toutes les 2, 3 ou 4 semaines (vous pouvez choisir un autre rythme) ;
• pour chaque case, elle garde l'horaire le plus fréquent ; les congés et absences sont ignorés ;
• un aperçu montre chaque semaine du rythme, puis Valider ces horaires habituels. Ils s'appliquent dès la semaine en cours ; les semaines passées ne changent pas.

Vous pouvez aussi remplir une semaine et choisir « Tous les mardis » sur les cases qui se répètent.

Réglages du rythme

Réglages (ou Outils → Horaires habituels et rythme…) :

• Les horaires se répètent : chaque semaine, 2, 3 ou 4 semaines. Raccourcir le rythme garde les horaires de cette semaine. Les nouvelles semaines du rythme commencent comme une copie ; ajustez-les en allant sur ces semaines avec « Un mardi sur 2 ».
• Cette semaine est la semaine A, B… : sert à savoir quelle semaine du rythme tombe à quelle date (les prochains lundis sont listés).
• Remplacer : un employé reprend les horaires habituels d'un autre (départ, embauche). Faites-le avant de supprimer l'employé.
• Faire tourner l'équipe : chaque semaine, chaque employé prend les horaires de la semaine A du collègue suivant du même poste. Pour choisir vous-même qui alterne avec qui, utilisez plutôt Faire alterner.
• Arrêter : plus d'horaires habituels à partir de cette semaine (confirmation demandée).

Outils

• Remplissage rapide : choisissez un horaire dans la barre, puis touchez les cases. La liste à droite indique si c'est pour cette semaine seulement ou pour chaque semaine. Terminer pour revenir à la saisie normale.
• Copier la semaine précédente et Remettre les horaires habituels agissent sur toute la semaine (à publier ensuite). Les congés et absences déjà posés sont conservés, et ceux de la semaine copiée ne sont pas recopiés.
• Nom de l'employé (ou ⋯ sur téléphone) : copier / coller sa ligne, remettre ses horaires habituels, tout passer en repos, ou Congé ou absence sur plusieurs jours… (du … au …, même sur plusieurs semaines ; enregistré tout de suite).

Une semaine vide, sans horaires habituels, affiche Cette semaine est vide avec Copier la semaine précédente en un geste.

Les modèles (Ramadan, été…)

Outils → Modèles garde des semaines enregistrées sous un nom, pour ce magasin :

• Enregistrer : enregistre la semaine affichée sous un nom.
• Cette semaine : pré-remplit la semaine affichée, à publier ensuite.
• Période… : applique le modèle jour par jour entre deux dates (par exemple tout le Ramadan). Les congés et absences déjà posés sur la période sont conservés. Le lendemain de la dernière date, les horaires habituels reprennent tout seuls.

Échanges de shifts

Les employés peuvent proposer un échange à un collègue depuis leur espace employé. Une fois le collègue d'accord, une ligne N échanges de shift à valider apparaît au-dessus du tableau (gérant et propriétaire reçoivent aussi une alerte).

Voir montre, jour par jour, l'horaire de chacun après l'échange. Valider écrit l'échange dans le planning et prévient les deux employés ; Refuser les prévient aussi, avec votre note éventuelle. Si le planning a changé depuis la demande, un avertissement l'indique : l'échange porte sur les horaires actuels.

Lire le tableau

Sous le tableau, Midi et Soir comptent les employés présents pendant chaque service (par défaut 12:00–14:30 et 19:30–22:00). Régler les services (ou touchez « Midi ») change ces horaires par magasin, ou retire un service que le magasin ne fait pas. Un service où personne ne travaille de la semaine n'est pas affiché ; un 0 en rouge signale un jour sans personne. La colonne Heures donne le total planifié de chaque employé ; en dessous, le nombre de jours de congé et d'absences de la semaine.

Pourquoi c'est important

Le planning sert de référence à :

• les alertes retard, retour coupure, absence et départ anticipé ;
• l'alerte caisse non ouverte ;
• le badge hors-plan sur les caisses et pointages faits en dehors des horaires ;
• l'onglet Mes Horaires de chaque employé.

Les règles de priorité entre changements et horaires habituels sont détaillées dans Planning & priorités.